ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ VE SPOLEČNOSTI Podroužek, Moník, Petera a partneři, advokátní kancelář s.r.o.

Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) vám poskytujeme informace o tom, jak společnost Podroužek, Moník, Petera a partneři, advokátní kancelář s.r.o. získává a zpracovává vaše osobní údaje, a to v souvislosti s poskytováním právních služeb, při uzavírání odběratelsko-dodavatelských vztahů a při provozu internetových stránek. Zároveň vás informujeme o vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 04. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“).

Zpracování osobních údajů probíhá vždy v souvislosti s naší obchodní činností (především v souvislosti s poskytováním právních služeb) a v souladu s vymezeným účelem zpracování.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti Podroužek, Moník, Petera a partneři, advokátní kancelář s.r.o. platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci či spolupracující advokáti mohou mít přístup k vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Tento dokument bude pravidelně aktualizován, vznikne-li potřeba jeho aktualizace.Aktualizované znění Zásad je účinné zveřejněním na internetových stránkáchwww.akhradec.cz.

Doporučujeme vám, abyste si tyto informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější.Pokud by vám i přesto nebylo něco jasné, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme.Případné dotazy prosím směřujte na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.

1. SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Společnost: Podroužek, Moník, Petera a partneři, advokátní kancelář s.r.o., se sídlem Orlické nábřeží 376/17, 500 03 Hradec Králové, IČO: 288 27 261, zapsaná u Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl C, vložka 30007 (dále jen „Společnost“).

Kontaktní osoba: JUDr. Petr Moník, LL.M., e-mail: sekretariat@akhradec.cz, tel.: +420 495 510 765.

Společnost nemá povinnost jmenovat Pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME, ÚČEL A DŮVOD JEJICH ZPRACOVÁNÍ

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat kvalitní služby v oblasti naší podnikatelské činnosti tedy vám řádné poskytnout naše právní služby a související poradenství v oblasti práva a podnikání včetně pořádání odborných seminářů a vzdělávacích akcí.

Údaje o právnické osobě nejsou dle Nařízení EU osobními údaji. Pro účely těchto Zásad se tedy osobními údaji rozumí a mohou jimi být:

• ve vztahu k službám v oblasti naší podnikatelské činnosti, tj. poskytování právních služeb situace, kdy je klientem fyzická osoba či fyzická podnikající osoba, a Společnost disponuje jejími osobními údaji; nebo
• ve vztahu k službám v oblasti naší podnikatelské činnosti, tj. poskytování právních služeb situace, kdy jsou klientem bez ohledu na to, zda je klient osobou fyzickou nebo právnickou, poskytnuty osobní údaje třetích fyzických osob; nebo
• situace kdy přijdeme do kontaktu při plnění jakékoliv smlouvy uzavřené s právnickou osobou s osobními údaji fyzických osob, které jednají v zastoupení této právnické osoby nebo se smluvní vztah týká fyzické podnikající osoby.

Vaše osobní údaje zpracováváme následujícími způsoby zpracování a pro níže uvedené účely:

2.1. Uzavírání a plnění smluv o poskytování právních služeb

2.1.1. Informace v souvislosti s uzavřením smlouvy

Mezi základní identifikační údaje, které o vás zpracováváme v souvislosti s uzavřením smluvního vztahu a které nám sami poskytnete, patří tyto typy osobních údajů:

• jméno a příjmení;
• trvalá adresa;
• e-mail a telefon;
• IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby.

Tyto údaje jsou součástí každé uzavřené smlouvy o poskytování právních služeb. Bez jejich poskytnutí bychom s vámi nemohli smluvní vztah uzavřít.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

– plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.1.2. Informace v souvislosti s plněním smlouvy

Mezi další typy osobních údajů, které o vás obvykle zpracováváme v souvislosti s plněním smlouvy patří následující:

• doručovací a fakturační adresa;
• datum narození či rodné číslo;
• údaje o třetích fyzických osobách vyplývající z poskytnutých podkladů (např. o vašich smluvních partnerech)
• údaje o poskytnutých právních službách.

Tyto údaje jsou obvyklou součástí každého smluvního vztahu a souvisejícího plnění smlouvy o poskytování právních služeb a potřebujeme je pro řádné plnění uzavřené smlouvy, tedy pro faktický výkon právních služeb v souladu s předpisy upravující výkon advokacii (jako je řádné vedení advokátního spisu, identifikace klienta ve smyslu zákona č. 85/1996 Sb. a zákona č. 253/2008 Sb.), včetně komunikace s vámi v průběhu vlastního poskytování právních služeb.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

– plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);

– plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.1.3. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s poskytováním právních služeb, jako např. udělování pokynů k dalšímu postupu ve věci, připomínkování dokumentů apod. Při této komunikaci zpracováváme tyto osobní údaje, které nám sami sdělíte:

• jméno a příjmení, fakturační adresa (příp. odlišná doručovací adresa);
• e-mail a telefon;
• IČO a DIČ v případě fyzické podnikající osoby;
• číslo vašeho bankovního účtu a další transakční údaje (při vypořádání záloh apod.).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

– vyřizování vašich požadavků při projevení zájmu o poskytnutí právní služby, tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);

– vyřizování vašich požadavků při poskytování právních služeb – tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.2. Kontaktní formuláře na webových stránkách

Pokud využijete možnosti kontaktovat nás prostřednictvím webového formuláře na našich webových stránkách www.akhradec.cz „Máte zájem o Právní služby? Napište nám!“, získáme tyto údaje:

• jméno a příjmení;
• e-mail;
• telefon.

Tyto osobní údaje využijeme jen pro účel vyřízení vaší žádosti/požadavku.

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je zpravidla:

– vyřízení vašeho požadavku jakožto komunikace související s poptávkou námi nabízených služeb (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.3. Zasílání právních aktualit

Po dobu, kdy budete naším klientem, tzn. po dobu využívání našich právních služeb, do doby ukončení spolupráce s naší Společností, a nevyjádřili jste nesouhlas se zasíláním Právních aktualit, jsme oprávněni v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU (tj. oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu) a v souladu s ustanovením § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, vám zasílat i bez vašeho předchozího souhlasu na vámi poskytnutý e-mail obchodní sdělení týkající se našich služeb. Obchodním sdělením máme na mysli zejména informace o novinkách v oblasti práva a s tím souvisejícími námi nabízenými službami formou Právních aktualit.

Tato obchodní sdělení vám však zasílat vůbec nebudeme, pokud již při uzavření smluvního vztahu dáte najevo, že je zasílat nechcete. Možnost odmítnout další zasílání těchto obchodních nabídek budete mít i v rámci každého doručeného e-mailu, kde vás na tuto skutečnost vždy výslovně upozorníme. Zároveň budete mít jasnou a zřetelnou možnost jednoduchým způsobem a zdarma odmítnout další zasílání Právních aktualit (postačuje jakákoliv forma odpovědi na zaslaný e-mail, např. ve formě textu „NEZASÍLAT“).

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu (tedy zasílání marketingových sdělení bez vašeho souhlasu) vznesete (můžete využít připraveného formuláře ZDE), je i tato skutečnost důvodem k tomu, že vám nadále nebudeme Právní aktuality zasílat.

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

– oprávněný zájem naší společnosti spočívající v možnosti využít přímého marketingu (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.4. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. kupní smlouvy o dodávkách kancelářských potřeb, smlouvy s externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem apod.).

Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty pak identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.

V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

Obdobné principy se uplatní rovněž pro osobní údaje související s naší účastí na veřejných zakázkách (včetně účasti v zadávacích řízeních a na uzavírání a plnění smluv).

Důvodem (právním základem) tohoto zpracování je:

– plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

2.5. Účetnictví a daně

Shromažďujeme vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách služeb), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách či příjmových platebních dokladech.

Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny. Tento účel se týká veškerých smluvních vztahů uvedených v těchto Zásadách.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

– plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).

2.6. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší Společností a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje klienta, údaje o sporném smluvním vztahu, o provedených platbách, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. NÁMITKU proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Společnosti v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete (můžete využít připraveného formuláře níže), budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

– zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.7. Soubory cookies

Při používání stránek www.akhradec.cz může docházet ke zpracování vašich osobních údajů prostřednictvím cookies. Podrobné informace o cookies a dalších technologiích sledování používaných na těchto webových stránkách naleznete zde www.akhradec.cz/cookies-policy. V těchto informacích o souborech cookies naleznete informace o tom, jak soubory cookies a technologie sledování odmítnout.

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME NAŠE ÚDAJE?

Zpracováváme osobní údaje po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat. Konkrétně se jedná ve vztahu ke shora vymezeným činnostem (viz bod 2. Zásad) o tyto doby:

• Uzavírání a plnění smluv o poskytování právních služeb

Osobní údaje související s vaší poptávkou po našich právních službách zpracováváme po dobu nejdéle 1 měsíce (v případě telefonické poptávky je vymazáváme nejpozději po 7 dnech).

Osobní údaje související s uzavřením smlouvy, s plněním smlouvy, a se vzájemnou komunikací související se zajištěním a průběhem poskytování právních služeb zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a následně dalších 5 let, jak nám ukládá stavovský předpis, resp. v případě souvislosti se správou majetku klienta včetně úschov peněz a listin, následně dalších 10 let od ukončení správy a v případě souvislosti s činnostmi, na které se vztahují povinnosti dle zákona č. 253/2008 Sb., následně dalších 10 let od uskutečnění obchodu nebo od ukončení obchodního vztahu s klientem.

• Kontaktní formuláře na webových stránkách

Osobní údaje zpracováváme po dobu maximálně 2 měsíců od vyřízení požadavku subjektu údajů

• Zasílání Právních aktualit

Osobní údaje zpracováváme po dobu, kdy trvá náš oprávněný zájem k jejich zasílání. Pokud jste našich služeb nevyužili po dobu více než 2 let, e-mailový kontakt pro účely zasílání Právních aktualit nebudeme nadále využívat.

• Uzavírání a plnění dodavatelsko-odběratelských vztahů

Osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování osobních údajů a případné doby pro uplatnění práva z vad poskytovaných plnění.

• Účetnictví a daně

Osobní údaje zpracováváme po dobu zpravidla 5-ti let od data zdanitelného plnění, není-li v některých případech legislativou vyžadována lhůta delší.

• Výkon (resp. obhajoba) práv

Osobní údaje zpracováváme do doby vyřešení sporu a jeden rok poté.

Po uplynutí výše uvedených lhůt budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány/anonymizovány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu) či z jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

4. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi na základě poskytování našich právních služeb, nebo na základě obecně závazných právních předpisů a stavovských předpisů. Konkrétně získáváme osobní údaje jedním z těchto způsobu:

• prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem);
• telefonicky prostřednictvím našich linek;
• písemnou komunikací doručenou poskytovatelem poštovních služeb na adresu našeho sídla;
• osobně v našem sídle.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

5. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Společnosti či v rámci trvalé spolupráce s advokáty a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovatelé IT služeb. V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo externích dodavatelů/poskytovatelů služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. orgány činné v trestním řízení, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon a stavovské předpisy.

6. JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na opravu změněných osobních údajů (nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).

Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).

Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.

Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

Právo na námitku

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků, kamerový systém).

Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte oprávněnou osobu na straně Společnosti: JUDr. Petr Moník, LL.M., e-mail:sekretariat@akhradec.cz, tel.: +420 495 510 765 či tato práva můžete uplatnit osobně při návštěvě Společnosti. Pro uplatnění svých práv můžete využít námi připravených formulářů umístěných na www.akhradec.cz v sekci Ochrana osobních údajů – zde naleznete u každého práva i bližší vysvětlení podmínek uplatnění daného práva.

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: (i)

Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.

Dokumenty ke stažení